Miguel Fleta, 9
28037 Madrid
Recepción de facturas de proveedor desde Gerapli
9 de marzo de 2022
FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIÓN.
En este documento explicaremos la funcionalidad y el manejo del tratamiento de las facturas desde Gerapli para su cotejo con la facturación de RPS e integración en la contabilidad.
Este proyecto abarca el triple objetivo de tener digitalizadas las facturas de proveedores, servir a la vez para validar las facturas que nos emiten con los pedidos que les hemos realizado y realizar la contabilización de esas facturas en RPS.
La recepción de facturas se hará a través de un buzón de email al que se harán llegar todas las facturas. Las cuentas de correo electrónico para la recepción son facturasproveedores@grupolaseser.com y facturasproveedores@hiperantena.com, según el caso.
Una vez recibidas, el sistema hará un proceso de digitalización y OCR en el que adquirirá los datos necesarios.
A continuación se hará una validación automática para aquellas facturas cuyos datos obtenidos coincidan con los que tenemos grabados en el RPS. Aquellas que no pasen ese filtro deberán ser validadas por el usuario de forma manual.
Por último, con las facturas validadas se hará el proceso de contabilización en el RPS.
Con esto, los estados en los que se pueden encontrar las facturas a lo largo del proceso son los siguientes: ERROR, REVISAR, RECIBIDA, VALIDADA y CONTABILIZADA.
Para el acceso al aplicativo encontraremos unos menús en el área izquierda de Gerapli, con los que podremos llegar a las facturas dependiendo en qué estado se encuentren.
En cualquiera de las opciones se nos mostrarán todas aquellas facturas que se encuentren en ese estado. Podemos ayudarnos de los campos que aparecen en la parte superior para filtrar y encontrar aquellas que necesitemos.
Es el primer estado en el que se encuentran las facturas una vez que son recibidas por el sistema. Lo normal es que aquí no tengamos que hacer nada, ya que en un funcionamiento normal las facturas pasan automáticamente al siguiente estado.
Si es importante ver lo que se queda aquí y mantenerlo limpio. Básicamente pueden ser tres los motivos por los que hay aquí registros. Vemos los motivos y las acciones a realizar en cada caso:
Una vez “leídas” las facturas por el sistema, éste procede a validarlas de forma automática. Esto se marca con un punto rojo, que nos indica que lo que nos encontremos en esa factura ha sido recogido de forma automática, independientemente de que el resultado de la validación sea satisfactorio o no. Cuando hay intervención del usuario podremos marcar que se ha verificado (lo veremos a continuación).
En este menú estarán aquellas facturas que no se han podido validar correctamente de forma automática. Vemos los casos y la acción a realizar:
- ERROR: si ha ido algo mal en el OCR (lectura de datos). En este caso, si la factura es correcta, nos ayudamos de la información que hay en el campo de observaciones de validación o concepto, como vimos en el apartado anterior, podemos introducir los datos a mano.
El campo Obs.Trámites nos servirá para poner de forma interna anotaciones sobre esa factura.
Los datos que ha de tener una factura para su validación son los siguientes:
Una vez completados los campos marcaremos la opción de “Revisados los datos del OCR” (con lo que quitará el punto rojo) y la pondremos en el estado RECIBIDA.
A continuación la podemos seleccionar y pulsar sobre el botón “Validar Facturas” del menú superior para que valide los datos con el RPS.
Las comprobaciones que hace es que el importe de la base de la factura coincida con la suma de los importes de los albaranes que tenemos en RPS. Además que el vencimiento no tenga un margen superior a 7 días según la fecha de los albaranes y la forma de pago que tiene el proveedor. Solo mira si es anterior, si es posterior y se pasa de 7 días lo da por válido.
Hay proveedores en los que las facturas no traen la fecha de vencimiento, en este caso se desactiva en la ficha del proveedor la validación de la fecha de vto. (esto lo hace el Departamento de Sistemas). La fecha de pago la calculará en función de la forma de pago del albarán o del proveedor si no la especifica.
Dos de las causas principales por las que encontramos error de validación son que no se hayan introducido los albaranes aún en RPS o que el número de albarán no se haya puesto correctamente. Es muy importante que se introduzcan en RPS los números de albarán de los proveedores respetando lo símbolos: “/”, “\”, “-”, “_” ...etc
Aquí podemos encontrar aquellas facturas que en la comprobación que ha hecho el sistema contra el RPS el resultado ha sido satisfactorio según los criterios de validación explicados en el punto anterior.
En este estado (VALIDADA) aún es posible realizar cambios en los datos recogidos de la factura, ya que aún no se ha grabado nada en el RPS. Por ejemplo los portes, ya que es un dato que no se coteja (solo por el total del importe) y aún habiéndose dado la factura por buena es posible que este dato no estuviese incluido.
Una vez visto que todo es correcto en la factura, procederíamos a enviarla a contabilizar. Para ello podemos hacer una selección múltiple o individual y enviarlas a contabilizar pulsando sobre el botón “Contabilizar Factura” de la parte superior.
Existen algunos proveedores que envían las facturas en un formato que no hemos podido automatizar. En esos casos existe la posibilidad de que enviemos las facturas con el mismo proceso y nos sirva para tenerlas digitalizadas y poder acceder a ellas en un futuro. En estos casos, sería imprescindible introducir a mano aquellos datos mínimos que no nos ha proporcionado el sistema y que necesitaremos para poder localizarla (proveedor, número de factura, fecha…) Y marcaremos el check de Contabilización manual, en cuyo caso se nos habilita la pestaña de Contabilización y podemos poner el número de asiento y/o de orden para tenerla identificada. Dejaremos la factura en estado CONTABILIZADA.
Es el último estado del proceso, aquí ya no se pueden tocar las facturas, solo nos serviría de consulta.
Podemos consultar en este apartado los datos de contabilidad de esa factura para ayudarnos a su localización: Número de Asiento, Número de Orden y Fecha de Contabilización.
